Déposer

Avant de commencer

Le dépôt doit être effectué en accord avec les co-auteurs.
Si vous déposez un fichier produit par l’éditeur (tiré-à-part envoyé par l’éditeur, téléchargement depuis le site de l’éditeur ou numérisation de l’exemplaire papier), assurez-vous que vous en avez le droit : soit en demandant l’autorisation à l’éditeur, soit en consultant les sites recensant leurs politiques (SherpaHéloïseDulcinea). Voir aussi la rubrique Questions juridiques.

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Schéma du dépôt

Récupération automatique des métadonnées

HAL récupère les métadonnées pour compléter le dépôt à partir :

A la fin de la procédure de récupération, une page liste les métadonnées récupérées :

A noter :

  • si vous avez déposé plusieurs fichiers, l’extraction des données doit se faire sur le fichier principal : sélectionner le fichier sur lequel doit se faire l’extraction en cochant le bouton à côté du nom du fichier.
  • le service d’extraction ne fonctionne pas sur les fichiers numérisés (scan d’une page).
  • si aucune métadonnée n’est récupérée à partir du doi  :  soit l’identifiant est erroné, soit l’éditeur n’a pas ou pas encore renseigné les métadonnées auprès de CrossRef.

En savoir plus sur la récupération des métadonnées : voir le schéma

Métadonnées obligatoires

Le tableau ci-dessous liste les métadonnées obligatoires pour qu’un dépôt soit complet. Si vous souhaitez ajouter d’autres informations, cliquez sur l’affichage détaillé de la section « Compléter les métadonnées du document ».

 

Métadonnées

Note

Métadonnées obligatoires

Type de document

Titre

Domaine

Langue du document

Auteur(s) du document

Au moins 1 affiliation

Le domaine qui s’affiche automatiquement est celui que vous avez sélectionné dans votre profil (Mes  préférences de dépôt)

Métadonnées obligatoires spécifiques au type de document

Article : Nom de la revue, date de publication
Communication dans un congrès, poster : Titre du congrès, Date début congrès, Ville, Pays
Ouvrage, Direction d’ouvrage  : date de publication
Chapitre d’ouvrage : Titre de l’ouvrage, date de publication Pour ajouter le ou les auteurs ayant coordonné/dirigé l’ouvrage, affichez la liste complète des métadonnées et utilisez le champ « éditeur scientifique »
Brevet : date, n° de brevet, Pays Notice seulement (il n’est pas possible d’ajouter un fichier)
Autre publication : description, date de publication Vous pouvez apporter des précisions à l’aide de la métadonnée «Type de publication » : billet de blog, compte-rendu d’ouvrage, notice de dictionnaire ou encyclopédie, traduction
Prepublication, document de travail : – La date de publication sera automatiquement la date de dépôt. Si vous souhaitez ajouter une autre date, affichez la vue complète pour compléter la métadonnée « date de production/écriture »
Rapport : Type (rapport de recherche, etc.), institution Les mémoires et rapports de stage ne sont pas acceptés dans HAL
Thèse : titre en anglais, date de soutenance, résumé (en français et en anglais), mots-clés (en français et en anglais), organisme de délivrance, directeur de thèse  

 

 

 

Fichier obligatoire

HDR : titre en anglais, date de soutenance, mots-clés (en français et en anglais), organisme de délivrance, Président du jury
Cours : date du cours, Pays, Niveau du cours
Image : date de prise de vue, mots-clé, licence, type, pays
Carte : date de création, licence, pays
Vidéo, Son : date d’enregistrement, licence

Compléter les métadonnées

Cliquer sur la/les section(s) signalée(s) en rouge puis complétez les informations demandées.

Compléter l’affiliation d’un auteur

Saisir l’acronyme ou une partie de l’acronyme du laboratoire, ou bien une partie du nom, puis sélectionnez dans la liste l’affiliation souhaitée :

Les affiliations sont gérées dans un référentiel. Sélectionnez de préférence une affiliation avec le code couleur vert ou jaune.

Les codes couleurs utilisés dans les référentiels :
 Vert : valide. Sélectionnez de préférence un item valide. 
       Pour une affiliation, l’entrée à été vérifiée, complétée et validée. 
       Pour un auteur : l’auteur a créé son IdHAL et la forme valide est celle préférée par l’auteur lui-même.
 Jaune : fermé pour un laboratoire. Vous pouvez sélectionner l’item si cela correspond aux données de votre dépôt. 
       La forme a tout simplement été vérifiée et mise à jour dans les référentiels. 
       Pour un auteur, la forme jaune correspond à une forme auteur associée à un IdHAL mais ce n’est pas la forme préférée choisie par l’auteur.
 Rouge : non vérifiée.

Si vous déposez vos publications, vous pouvez ajouter votre affiliation dans vos préférences de dépôts disponibles dans votre profil. Cette information sera ainsi systématiquement complétée à chaque dépôt.

Affichage de la citation avant d’enregistrer

Si le dépôt est complet, la citation est affichée. Cochez les conditions pour pouvoir enregistrer votre dépôt :

En déposant ce document, le contributeur (je) accorde la licence suivante à HAL :
 J'autorise HAL à mettre en ligne et à distribuer cet article ;
 Je reconnais avoir pris connaissance que les dépôts ne peuvent pas être supprimés, une fois acceptés ;
 Je comprends que HAL se réserve le droit de reclasser ou de rejeter tout dépôt.

Corriger

Si vous repérez des erreurs dans la citation, cliquez sur le titre de la section « Compléter les métadonnées du document  » pour afficher les métadonnées puis faites vos modifications.

Compléter avec d’autres métadonnées

Chaque section (fichier, document, auteur) dispose d’une vue détaillée qui affiche des options ou une liste complète des métadonnées. Vous pouvez ainsi compléter votre dépôt (avant sa mise en ligne ou une fois qu’il est en ligne).

Vous pouvez choisir la vue détaillée par défaut en la sélectionnant dans vos préférences de dépôt disponibles dans votre profil.

 

A NOTER : Tous les dépôts avec fichier (texte intégral, annexe, image, carte, vidéo, son) sont vérifiés manuellement avant leur mise en ligne. Dans Mon espace/Mes dépôts, ils sont listés dans la rubrique Documents en attente de vérification : vous pouvez les consulter ou les supprimer mais pas les modifier. En fonction du nombre de dépôt à traiter, le délai de mise en ligne peut prendre quelques jours. Voir Vérification des dépôts avec leur mise en ligne