Auteur(s) et affiliation(s)

A savoir

Tous les auteurs de la publication déposée doivent être présents dans le dépôt, si possible dans le même ordre : ces informations sont utilisées pour citer le document.
Au moins une affiliation est demandée pour que le dépôt soit complet.
L’affiliation de l’auteur est en principe celle au moment de la publication.

Les auteurs sont ajoutés automatiquement :

  • à partir du profil : dans les préférences de dépôt si vous avez choisi « oui » comme auteur par défaut (voir Compte et profil),
  • à partir du fichier pdf et/ou de l’identifiant du document (DOI, PMID, etc.).

Les affiliations (structures de recherche) peuvent être ajoutées automatiquement :

  • à partir du profil : dans les préférences de dépôt si vous avez choisi « oui » comme auteur par défaut et avez ajouté votre laboratoire (voir Compte et profil),
  • à partir de l’algorithme d’affiliation : si l’auteur est déjà connu de HAL, le système propose une affiliation.

Ajouter un auteur

Ajouter l’auteur dans le formulaire puis sélectionner dans la liste qui s’affiche :

Sélectionner plutôt la forme préférée par l’auteur lorsqu’il a configuré son idHAL. L’idHAL est un identifiant auteur permettant de regrouper toutes les formes de saisie du nom de l’auteur dans la base de données (voir la section idHAL et CV dans la documentation).
Si l’auteur est déjà connu de HAL, le système propose une affiliation.

Ajouter un nouvel auteur et son affiliation

Si l’auteur n’est pas proposé dans la liste, vous pouvez le créer : sélectionner ‘ajouter un nouvel auteur » puis remplir le formulaire de création :

NB : si vous le connaissez, il est préférable d’ajouter le prénom en entier plutôt que l’initiale.

Ajouter un lot d’auteurs

En affichant toutes les options, vous disposez de 3 fonctionnalités pour ajouter plusieurs auteurs et leur affiliation en même temps :

  • Ajouter une liste permet d’importer une liste d’auteurs : copier/coller votre liste, indiquer l’ordre dans lequel apparaissent les prénoms et noms dans la liste puis le caractère qui les sépare. Vous pouvez ensuite choisir de rechercher la dernière affiliation connue dans HAL pour chacun des auteurs.

Si aucune affiliation n’est trouvée, ajouter en au minimum une pour que le dépôt soit considéré comme complet.

  • Les auteurs d’une structure permet d’obtenir la liste de tous les auteurs connus de HAL affiliés à la structure recherchée. Saisir le nom ou une partie du nom du laboratoire puis le sélectionner dans la liste. Choisir ensuite les auteurs.

 

S’il n’existe aucun dépôt d’un auteur affilié à la structure que vous recherchez, elle ne sera pas proposée dans la liste. Vous ne pourrez donc pas utiliser cette fonctionnalité.

  • Mes auteurs permet d’obtenir la liste de tous les auteurs associés aux publications que vous avez déjà déposées. Sélectionnez le ou les auteurs que vous souhaitez puis cliquer sur « ajouter ». La liste de tous les auteurs associés à une publication que vous avez déposée dans HAL est affichée. Sélectionner le ou les auteurs qui vous intéressent.

Les fonctions d’un auteur : auteur correspondant, directeur de publication, etc.

Une fonction peut être appliquée à un auteur pour préciser son rôle pour la publication déposée. La fonction par défaut est « auteur ». Une seule fonction peut être sélectionnée.

Sélectionner « Choisir la fonction » pour cet auteur :

Ajouter et/ou remplacer une affiliation

Ajouter : saisir l’acronyme ou une partie de l’acronyme du laboratoire, ou bien une partie du nom, puis sélectionnez dans la liste l’affiliation souhaitée :

Les affiliations sont gérées dans un référentiel. Sélectionnez de préférence une affiliation avec le code couleur vert ou jaune.

Remplacer : cliquer sur l’onglet « Pour cette structure » et sélectionner Supprimer,  puis ajouter la bonne affiliation (voir ci-dessus : ajouter une affiliation).

Les codes couleurs utilisés dans les référentiels :
 Vert : valide. L’entrée à été vérifiée, complétée et validée.
 Jaune : fermé pour un laboratoire. Vous pouvez sélectionner l’item si cela correspond aux données de votre dépôt : la forme a tout simplement été vérifiée et mise à jour dans les référentiels.
 Rouge : non vérifiée.

Créer une nouvelle structure de recherche

Si l’affiliation est une structure qui n’est pas connue de HAL, cliquer sur « ajouter une nouvelle structure » puis remplir le formulaire qui s’affiche.

Type de structure : Pour le dépôt, le référentiel des structures de recherche définit 4 types de structures qui permettent de gérer des affiliations entre elles. Un type correspond à une entité administrative spécifique à une institution (UMR par ex) ou une section d’une entité administrative.

  • Institution : niveau le plus élevé (ex : CNRS, Université Louis Pasteur – Strasbourg, Ecole Normale Supérieure), nom d’une entreprise, d’une association.
  • Laboratoire : niveau qui correspond à UMR, EA, INSERM-U
  • Département
  • Equipe de recherche : niveau le plus fin.

+Lier une structure : Les types de structure équipe de recherche, département et laboratoire doivent être affiliés à au moins une entrée de type  institution.

  • une équipe de de recherche peut être liée à un département ou/et à un laboratoire et obligatoirement à une institution.
  • un département peut être lié à un laboratoire et obligatoirement à une institution.
  • un laboratoire doit être lié obligatoirement à une institution.

Si la structure de recherche à laquelle lier votre nouvelle structure n’existe pas, remplissez le formulaire, cliquer sur ajouter puis enregistrer.
Pour que la structure de recherche soit validée dans le référentiel, adresser votre demande à hal.support@ccsd.cnrs.fr ou au gestionnaire de portail.

Associer la même affiliation à tous les auteurs

Vous pouvez affilier tous les auteurs à la même structure de recherche :

 

A NOTER : Les collections de laboratoire et les portails institutionnels sont alimentés automatiquement à partir des affiliations présentes dans les dépôts.