Soumettre une pré-publication à un service de publication ou de relecture

Préalable

Pour soumettre une pré-publication à une revue Episciences ou à un service de relecture via HAL, il convient :

1. de disposer d’un compte HAL et être connecté à celui-ci.
2. d’avoir obtenu l’accord des co-auteurs ou co-autrices dans le cas d’article collectif.

Se connecter et accéder au formulaire du dépôt

1. Pour déposer une pré-publication, se rendre sur la page d’accueil de HAL. Deux possibilités :
   • se connecter à son compte HAL. Pour cela, cliquer sur le bouton “Se connecter” en haut à droite de l’écran. Une fois connecté, cliquer sur le bouton “+ Déposer” pour accéder au formulaire de dépôt ;
   • cliquer sur “+ Déposer” au centre de la page d’accueil puis se connecter à son compte HAL.
2. Sélectionner le type de document “Pré-publication, Document de travail”. Le choix de ce type de document permet d’activer la fonctionnalité de dépôt sur Episciences en fin de formulaire.

Charger le fichier

1. Dans la section “Fichier(s)”, déposer le fichier à soumettre ;

1. Renseigner l’origine du fichier principal : “Les fichiers que je dépose sont produits par les auteurs” ;

2. Renseigner le format du fichier :

   • Pour un PDF, choisir “Document (pdf, jpg, …)” ;
   • Pour un fichier source, choisir “Fichier source (word, tex, …)”. Ce fichier sera automatiquement converti en PDF lors du dépôt ;
   • Pour déposer une annexe en plus du fichier principal, choisir “Données supplémentaires”.

3. Dans le champ “Visibilité”, conserver le choix proposé par défaut à savoir “Immédiatement”. En effet, l’ensemble des documents déposés doit être immédiatement accessible pour pouvoir être transféré sur Episciences.

4. Choisir une licence : la licence recommandée est CC-BY. Il est aussi possible de choisir une autre licence Creative Commons.

Renseigner les métadonnées

1. Les auteurs et leurs affiliations

• Dans la section “Auteurs”, renseigner tous les auteurs en respectant l’ordre indiqué dans l’article ;
• Indiquer également leurs affiliations.

Plus d’information sur l’ajout des affiliations, se reporter à la partie “Compléter les affiliations d’un auteur”.

2. Les champs suivis d’un astérisque sont obligatoires.

• Titre* : sélectionner la langue voulue dans la liste déroulante, saisir le titre dans cette langue et cliquer sur “Ajouter”. Répéter l’opération pour une autre langue si nécessaire ;

• Domaine* : sélectionner la discipline principale de votre article dans la liste déroulante. Il est également possible d’ajouter d’autres disciplines au besoin ;

• Résumé : choisir la langue et copier-coller le résumé dans la langue choisie. Si le résumé a été récupéré automatiquement du document chargé, vérifier que tout est correct (notamment au niveau de la langue) ;
• Mots-clés : choisir la langue et renseigner une liste de mots-clés séparés par une virgule ou un point-virgule. Cliquer sur “+ Ajouter” pour les valider.

• Langue : sélectionner la langue du document dans la liste déroulante.
• Licence : sélectionner la licence à appliquer au fichier déposé (licence CC-BY recommandée)

3. Les identifiants

Si les données associées à l’article sont archivées dans un entrepôt, il est possible de renseigner le DOI fourni par l’entrepôt dans le champ “Données associées”.

4. Les financements

Si la publication a été financée, il est possible d’indiquer ici les sources de financement.

• Projet(s) ANR : ce champ peut être pré-rempli grâce à l'extraction des métadonnées à partir du PDF. Si ce n'est le pas cas, saisir le code décision du projet, son acronyme ou son titre. Voir aussi Ajouter un projet ANR ;
• Projet(s) Européen(s) : saisir le ou les projet(s) lié(s) à l’article ;
• Financement : si besoin, saisir les autres origines de financement de l’article (champ de texte libre).

5. Autre information

Dans cette section, il est possible de renseigner d’autres informations telles que la classification, des mots-clés JEL ou MeSH, une infrastructure de recherche, etc.

Valider le dépôt

Afin de pouvoir finaliser le dépôt, il est nécessaire de respecter les différentes étapes de validation.

1. Vérifier les informations de la citation

La citation bibliographique est établie grâce aux informations renseignées dans le formulaire. Vérifier la citation et corriger les métadonnées dans le formulaire au besoin.

Rappel : le type de document doit être : “Pré-publication, document de travail” à l’exclusion de tout autre. Seul ce type de document permet d’activer la fonction de transfert du document sur Episciences.

Bien vérifier les métadonnées :

1. Auteur : prénoms et noms de l’ensemble des auteurs ;
2. Titre de la soumission ;
3. Année.

2. Transférer son dépôt

Si l’article dispose d’un résumé en anglais et qu’il est lié à une discipline présente sur arXiv, il est possible de le transférer sur l’archive ouverte (conditions de transfert vers arXiv). Pour cela, cocher “Je transfère vers arXiv”.

3. Soumettre sa pré-publication à un service de publication ou de relecture

Pour soumettre la pré-publication directement à une revue Episciences ou à un service de relecture, sélectionner la revue souhaitée dans la liste déroulante.

Après validation du formulaire de dépôt (étape suivante), la pré-publication est soumise à une vérification technique humaine. Une fois validée, la pré-publication sera disponible en ligne sur HAL et automatiquement transmise à la revue choisie.

4. Accepter les conditions de HAL

Pour pouvoir valider le dépôt, cocher “J’accepte ces conditions”