Déposer

Avant de commencer

Le dépôt est effectué en accord avec les co-auteurs.
Si vous déposez un fichier produit par l’éditeur (tiré-à-part envoyé par l’éditeur, téléchargement depuis le site de l’éditeur ou numérisation de l’exemplaire papier), assurez-vous que vous en avez le droit : soit en demandant l’autorisation à l’éditeur, soit en consultant les sites recensant leurs politiques (Sherpa, Dulcinea). Voir aussi la rubrique Questions juridiques.

Quelle que soit l’interface de dépôt utilisée, tous vos dépôts sont dans HAL : vous pouvez effectuer vos dépôts via l’interface de HAL. D’autres interfaces sont aussi à votre disposition :

HAL-SHS pour les Sciences Humaines et Sociales,
HAL-thèses pour les thèses et HDR
ou MediHAL pour les images, vidéo et sons.
De nombreuses institutions et établissements gèrent leur archive institutionnelle dans HAL : vous pouvez ainsi déposer vos publications via l’interface de dépôt du portail de votre institution (voir liste des portails).

Un seul dépôt visible dans plusieurs portails : en fonction des métadonnées (discipline, type de document, affiliation des auteurs), votre dépôt peut être visible dans plusieurs portails. Par exemple, une thèse en histoire soutenue à l’Université Lyon 3 déposée via l’interface de HAL, sera visible dans TEL, dans HAL-SHS et dans le portail de l’université.

Récupération automatique des métadonnées

HAL récupère les métadonnées pour compléter le dépôt à partir :

du fichier pdf (service d’extraction Grobid – GeneRation Of BIbliographic Data),
si le doi est mentionné dans le fichier ou si vous l’avez ajouté, le système récupère les métadonnées qui sont associées au doi dans la base CrossRef.

A la fin de la procédure de récupération, une page liste les métadonnées récupérées :

A noter :

si vous avez déposé plusieurs fichiers, l’extraction des données doit se faire sur le fichier principal : sélectionner le fichier sur lequel doit se faire l’extraction en cochant le bouton à côté du nom du fichier.
le service d’extraction ne fonctionne pas sur les fichiers numérisés (scan d’une page).
si aucune métadonnée n’est récupérée à partir du doi : soit l’identifiant est erroné, soit l’éditeur n’a pas ou pas encore renseigné les métadonnées auprès de CrossRef.

En savoir plus sur la récupération des métadonnées : voir le schéma

Voir aussi le tutoriel video

Métadonnées obligatoires

Le tableau ci-dessous liste les métadonnées obligatoires pour qu’un dépôt soit complet. Si vous souhaitez ajouter d’autres informations, cliquez sur l’affichage détaillé de la section « Compléter les métadonnées du document ».

	Métadonnées	Note
Métadonnées obligatoires	Type de document Titre Domaine Langue du document Auteur(s) du document Au moins 1 affiliation	Le domaine qui s’affiche automatiquement est celui que vous avez sélectionné dans votre profil (Mes préférences de dépôt)
Métadonnées obligatoires spécifiques au type de document	Article : nom de la revue, date de publication
	Communication dans un congrès : titre du congrès, Date début congrès, Ville, Pays
	Poster de conférence : titre de la conférence, titre du congrès, date de début du congrès, Ville, Pays
	Proceedings/Recueil des communications : titre du Recueil, date de publication
	N°spécial de revue/special issue : titre du numéro spécial, date de publication
	Ouvrage : date de publication
	Chapitre d’ouvrage : Titre de l’ouvrage, date de publication	Pour ajouter le ou les auteurs ayant coordonné/dirigé l’ouvrage, affichez la liste complète des métadonnées et utilisez le champ « éditeur scientifique »
	Article de blog scientifique : Titre de l’article de blog, date de publication, nom du blog ou du carnet
	Notice d’encyclopédie ou de dictionnaire : titre de la notice, titre de l’ouvrage, date de publication
	Traduction : titre, référence bibliographique du document traduit, date de publication
	Brevet : date, n° de brevet, Pays	Notice seulement (il n’est pas possible d’ajouter un fichier)
	Autre publication scientifique : description, date de publication
	Prepublication, document de travail : –	La date de publication sera automatiquement la date de dépôt. Si vous souhaitez ajouter une autre date, affichez la vue complète pour compléter la métadonnée « date de production/écriture »
	Rapport : Type (rapport de recherche, etc.), institution	Les mémoires et rapports de stage ne sont pas acceptés dans HAL
	Thèse : titre en anglais, date de soutenance, résumé (en français et en anglais), mots-clés (en français et en anglais), organisme de délivrance, directeur de thèse	Fichier obligatoire
	HDR : titre en anglais, date de soutenance, mots-clés (en français et en anglais), organisme de délivrance, Président du jury
	Cours : date du cours, Pays, Niveau du cours
	Image : date de prise de vue, mots-clé, licence, type, pays
	Carte : date de création, licence, pays
	Vidéo, Son : date d’enregistrement, licence
	Logiciel : licence

Voir aussi : liste des métadonnées obligatoires par type de document

Compléter les métadonnées

Cliquer sur la/les section(s) signalée(s) en rouge puis complétez les informations demandées.

Compléter l’affiliation d’un auteur

Saisir l’acronyme ou une partie de l’acronyme du laboratoire, ou bien une partie du nom, puis sélectionnez dans la liste l’affiliation souhaitée :

Les affiliations sont gérées dans un référentiel. Sélectionnez de préférence une affiliation avec le code couleur vert ou jaune.

Les codes couleurs utilisés dans les référentiels :
 Vert : valide. Sélectionnez de préférence un item valide. 
       Pour une affiliation, l’entrée à été vérifiée, complétée et validée. 
       Pour un auteur : l’auteur a créé son IdHAL et la forme valide est celle préférée par l’auteur lui-même.
 Jaune : fermé pour un laboratoire. Vous pouvez sélectionner l’item si cela correspond aux données de votre dépôt. 
       La forme a tout simplement été vérifiée et mise à jour dans les référentiels. 
       Pour un auteur, la forme jaune correspond à une forme auteur associée à un IdHAL mais ce n’est pas la forme préférée choisie par l’auteur.
 Rouge : non vérifiée.

Si vous déposez vos publications, vous pouvez ajouter votre affiliation dans vos préférences de dépôts disponibles dans votre profil. Cette information sera ainsi systématiquement complétée à chaque dépôt.

Affichage de la citation avant d’enregistrer

Si le dépôt est complet, la citation est affichée. Cochez les conditions pour pouvoir enregistrer votre dépôt :

En déposant ce document, le contributeur (je) accorde la licence suivante à HAL :
 J'autorise HAL à mettre en ligne et à distribuer cet article ;
 Je reconnais avoir pris connaissance que les dépôts ne peuvent pas être supprimés, une fois acceptés ;
 Je comprends que HAL se réserve le droit de reclasser ou de rejeter tout dépôt.

A noter : HAL propose la pérennité des urls des documents en garantissant que les urls du type: hal.archives-ouvertes.fr/<identifiant> et hal.archives-ouvertes.fr/<identifiant>/nom_du_fichier renverront toujours vers le document, quelles que soient les évolutions de HAL. La pérennité des urls contenant le nom du fichier (hal.archives-ouvertes.fr/<identifiant>/nom_du_fichier) est toutefois soumise à la condition que celui-ci ne soit pas supprimé.

Corriger

Si vous repérez des erreurs dans la citation, cliquez sur le titre de la section « Compléter les métadonnées du document » pour afficher les métadonnées puis faites vos modifications.

Compléter avec d’autres métadonnées

Chaque section (fichier, document, auteur) dispose d’une vue détaillée qui affiche des options ou une liste complète des métadonnées. Vous pouvez ainsi compléter votre dépôt (avant sa mise en ligne ou une fois qu’il est en ligne).

Vous pouvez choisir la vue détaillée par défaut en la sélectionnant dans vos préférences de dépôt disponibles dans votre profil.

A NOTER : Tous les dépôts avec fichier (texte intégral, annexe, image, carte, vidéo, son) sont vérifiés manuellement avant leur mise en ligne. Dans Mon espace/Mes dépôts, ils sont listés dans la rubrique Documents en attente de vérification : vous pouvez les consulter ou les supprimer mais pas les modifier. En fonction du nombre de dépôt à traiter, le délai de mise en ligne peut prendre quelques jours. Voir Vérification des dépôts avec leur mise en ligne