FAQ

Cet espace vous permet d’accéder aux réponses des questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs.

Compte et Profil

Si vous souhaitez accéder à votre compte, mais que votre adresse email a changé, vous devez mettre à jour votre profil.

Pour cela rendez-vous dans Mon Espace / Mon Profil et modifier l’adresse.

Si vous souhaitez modifier votre affiliation, une fois qu’un dépôt sera fait avec la nouvelle affiliation elle sera proposée pour les dépôts suivants.

Êtes-vous certain que votre adresse email est valide ? Si oui, vérifiez votre boîte de spam, il se peut que l’email ait été redirigé.

Il est également possible que vous ayez plusieurs comptes ce qui affecte l’envoi de l’email de réinitialisation de mot de passe.

Contactez le support, nos services mettront à jour votre compte pour que vous puissiez récupérer vos identifiants de connexion.

En cas de login oublié vous pouvez suivre la procédure suivante  https://doc.archives-ouvertes.fr/compte-et-profil/ (votre adresse mail vous sera demandée).

En cas de mot de passe oublié, vous pouvez en demander un nouveau à l’aide du formulaire suivant https://hal.archives-ouvertes.fr/user/lostpassword (votre login vous sera demandé).

Si vous parvenez à vous connecter, vous pourrez à nouveau changer votre mot de passe dans : Mon espace / Mon profil / Modifier mon mot de passe

Si vous souhaitez supprimer votre compte, il est nécessaire de faire une demande directement au support 

Vous pouvez mettre à jour votre adresse mail dans Mon espace/ Mon profil après vous être connecté.

Si vous avez perdu ou oublié vos identifiants de connexion, signalez votre nouvelle adresse au support. Nos services mettront à jour votre compte.

Dépôt

Ces métadonnées sont liées à notre référentiel AURéHAL.

  • vert : valide. Sélectionnez toujours de préférence un item valide : pour une affiliation ou une revue, l’entrée a été vérifiée, complétée et validée. Pour un auteur : l’auteur a créé son IdHAL et la forme valide est celle préférée par l’auteur lui-même.
  • jaune : n’existe plus pour une revue, fermé pour un laboratoire. Vous pouvez sélectionner l’item si cela correspond aux données de votre dépôt : la forme a tout simplement été vérifiée et mise à jour dans les référentiels. Pour un auteur, la forme jaune correspond à une forme auteur associée à un IdHAL mais ce n’est pas la forme préférée choisie par l’auteur.
  • rouge : non vérifiée

Valable aussi pour les projets ANR et les projets européens.

Si vous souhaitez ajouter une version à votre dépôt, vous devez vous connecter à votre compte et, à partir de Mon espace/Mes dépôts, sélectionner votre document et choisir comme outil  Déposer une nouvelle version.

Votre dépôt sera à nouveau vérifié par notre équipe de modération et vous serez informé(e) de sa mise en ligne.

Pour déposer un article de carnet de recherche ou de blog, le type de document à choisir est « Autre publication » : en affichant la liste complète des métadonnées, le champ « Type de la publication » est proposé avec une liste déroulante. Vous pouvez ainsi sélectionner « Article de blog ».
Le contenu de l’article doit être un article rédigé. Ne sont pas acceptés par exemple les annonces de congrès, les programmes de séminaires.

Pour déposer une note de lecture/compte-rendu d’ouvrage, le type de document à choisir est « Autre publication » : en affichant la liste complète des métadonnées, le champ « Type de la publication » est proposé avec une liste déroulante. Vous pouvez ainsi sélectionner « Compte-rendu d’ouvrage ou note de lecture ».
Si la  note de lecture a été publiée dans une revue, vous pouvez ajouter le titre de la revue dans la métadonnée correspondante.

Pour déposer une notice bibliographique simple (sans fichier) il suffit simplement de cliquer sur une des deux étapes suivantes lors du dépôt.
Ainsi la première étape se validera automatiquement, et vous pourrez compléter les métadonnées et les données auteurs.

Vérifiez ensuite la citation et cliquez sur le bouton «Déposer».

Votre référence sera automatiquement mise en ligne.

L’équipe de modération peut vous contacter pour différentes raisons suite à votre dépôt : impossibilité de lire le fichier, affiliation erronée, problème lié à l’autorisation de l’éditeur…

Si vous recevez un message de l’équipe de modération, vous devez vous connecter à votre compte et, à partir de Mon espace/Mes dépôts, sélectionner votre document et choisir comme outil « Modifier”. Apportez ensuite les modifications demandées puis enregistrez.

Votre dépôt sera à nouveau vérifié par l’équipe et vous serez averti de la mise en ligne. Voir Vérification des dépôts avec leur mise en ligne

Connectez-vous à votre compte HAL et, à partir de Mon espace/Mes dépôts, vous devez sélectionner votre document et choisir comme outil  Ajouter un fichier.

Pour avoir accès à la fonctionnalité de transfert vers ArXiv, le dépôt doit remplir les conditions suivantes : fichier obligatoire, résumé en anglais, domaine spécifique, absence d’identifiant ArXiv.

L’ensemble des fichiers sources LaTeX doivent être déposés (y compris les figures) et doivent être au format fichier source lors du dépôt.  La taille maximale par fichier est de 3 MB chacun et de 10 MB pour l’ensemble.   

La fonctionnalité de transfert est proposée à la dernière étape du dépôt. Une fois le transfert effectué, le dépôt est ensuite modéré par les équipes d’ArXiv avant sa mise en ligne.

Il est à noter que pour éviter tout blocage, il est préférable de fournir le fichier .bbl pour ArXiv. En effet les fichiers .bib ne sont pas acceptés et donc pas transférés.

Oui, lors du dépôt, les codes apparaissent selon le domaine sélectionné.

Un champ mot-clé JEL est proposé si une des disciplines suivantes est sélectionnée comme premier domaines : « Économie et finance quantitative » ou « Sciences de l’homme et la société/Économie et finances » ou « Sciences de l’homme et de la société/Gestion et management ».

Un champ classification ACM est proposé si « Informatique » est sélectionné comme premier domaine.

Le système récupère les métadonnées qui sont associées au DOI dans la base CrossRef. Cette base n’a fourni aucune métadonnée : soit l’identifiant est erroné, soit l’éditeur n’a pas ou pas encore renseigné les métadonnées.

Les autres identifiants comme le PMID peuvent être ajoutés dans le champ Identifiants que vous trouvez dans la partie réservée aux métadonnées du document lorsque vous affichez la liste complète des métadonnées.

Le titre affiché sur la page de garde est choisi en fonction de la langue du document que vous avez renseignée (métadonnée : langue du document).

Si vous avez ajouté le titre dans plusieurs langues, il affichera celui qui correspond à cette métadonnée.

Modifiez cette métadonnée dans votre dépôt (voir modifier un dépôt).

A noter que le résultat ne sera pas visible immédiatement, un temps d’indexation est à prévoir.

Il peut y avoir plusieurs raisons si la littérature citée dans votre fichier ne s’affiche pas : c’est le cas notamment si votre fichier contient un texte numérisé, il ne peut être exploité.   

Votre document ne correspond pas aux critères de l’archive : l’équipe de modération a dû vous donner une indication du critère non respecté. Voir Vérification des dépôts avec leur mise en ligne

Les types de dépôts suivants ne sont pas acceptés : mémoires, table des matières seule, bibliographie seule, curriculum vitae, bulletin de veille. 

Si vous êtes déposant, il suffit de vous connecter à votre compte et, depuis Mon Espace / Mes dépôts, sélectionner votre document et choisir comme outil Modifier les métadonnées.

Si vous êtes co-auteur ou gestionnaire, il est nécessaire de demander la propriété du dépôt avant de tenter toute modification. Pour cela, rendez-vous sur la page du dépôt et cliquez sur Demander la propriété.

Tous les dépôts avec fichier étant vérifiés, le délai de mise en ligne peut être plus ou moins long.

Habituellement, un dépôt est mis en ligne dans la semaine. Voir Vérification des dépôts avec leur mise en ligne

Il est d’usage de mettre l’affiliation valide à la date de la publication.

Si vous avez la propriété du dépôt (vous avez déposé vous même ou le déposant a partagé la propriété du dépôt avec vous), vous pouvez modifier le dépôt à partir de Mon espace/ Mes dépôts. Vous devez sélectionner votre dépôt et choisir comme outil « Modifier les métadonnées ».

Sinon, vous devez demander au déposant de partager la propriété du dépôt avec vous.

Comme expliqué sur la page d’accueil de HAL, nous ne supprimons pas les documents déposés sur l’archive. Cela notamment pour des raisons de pérennité de l’archive.

Si votre document est en attente de publication, nous pouvons ajouter un embargo. Si votre fichier nécessite une correction, vous pouvez modifier les métadonnées ou ajouter des versions successives.

Vous venez probablement de recevoir l’email de validation de votre dépôt et souhaitez le visualiser.

Vous obtenez le message ‘Document non accessible’ lorsque votre dépôt vient d’être mis en ligne par l’équipe de modération et n’est donc pas encore indexé par nos machines.

Il est nécessaire de patienter quelques heures avant que le lien ne soit effectif.

La propriété d’un dépôt peut être partagée entre plusieurs utilisateurs (co-auteurs par ex.). Un dépôt partagé est présent dans l’espace de chacun des utilisateurs permettant ainsi la consultation des statistiques notamment. Il évite aussi la saisie de doublons.

Vous pouvez faire une demande de partage de propriété auprès de votre co-auteur depuis la page du dépôt en cliquant sur Demander la propriété.

IdHAL et CV

Le CV HAL renvoie automatiquement à la recherche des publications dans HAL. Afin de le mettre en forme, connectez-vous à votre compte puis aller dans Mon Espace / Mon Profil / Créer mon CV ajouter le titre de votre CV puis le contenu dans l’encadré.

Attention au copier-coller de texte à partir de Word. Préférez l’utilisation du texte brut que vous pouvez mettre en page à partir des outils fournis.

Sélectionner ensuite la langue de votre CV et cliquez sur “+”. Vous pouvez choisir les types de documents ainsi que les widgets à afficher.

Enfin cliquez sur Enregistrer en bas de page.

La liste des publications sera mise à jour automatiquement dès que vous effectuerez un dépôt.

La procédure de création de l’IdHAL doit rester unique puisque celui-ci est associé à votre compte et sert à construire l’adresse URL du CV (https://cv.archives-ouvertes.fr/idhal).

Vous ne pouvez donc pas modifier l’identifiant de votre IdHAL.

La forme auteur renseignée lors du dépôt n’est probablement pas rattachée à votre IdHAL.

Pour cela rendez-vous dans Mon Espace/Mon IdHAL et, dans Ajouter des formes auteurs, cliquez sur Rechercher les formes auteurs, vérifiez avec l’icône en forme de liste et cliquez sur le bouton « + ». Puis Enregistrer

Afin de détacher le dépôt ou les dépôts de votre CV et de votre IdHAL, vous devez vous rendre dans Mon Espace / Mon IdHAL puis dans Formes auteurs associées à votre IdHAL et dans la colonne Actions, cliquer sur le pictogramme liste Consulter les documents associés à cette forme auteur. La liste des publications liées à cette forme auteur sera alors affichée. Il est possible de les décocher s’il s’agit d’homonymie. Puis Enregistrer.

Votre CV sera mis à jour le lendemain matin au plus tard.

La création de l’IdHAL n’est pas obligatoire pour déposer dans HAL.

Pour pouvoir créer votre IdHAL, vous devez avoir au moins une de vos publications déposée sur HAL. Lorsque vous aurez une de vos publications en ligne, vous pourrez sélectionner une forme auteur à associer à votre IdHAL.

Portails HAL : Administration

La multiplicité des appellations s’explique par la présence de plusieurs formes auteur dans le référentiel ou par une forme auteur non rattachée à l’IdHAL du chercheur. Contactez le support

En tant qu’administrateur de portail, vous pouvez bénéficier de statistiques détaillées auprès de notre fournisseur Piwik.

Pour ouvrir un accès, contactez le support.

Il s’agit d’une requête SQL complexe, contactez le support.

De nombreuses structures sont créées lors du dépôt, ces structures non-valides apparaissent en rose dans le référentiel.

De temps en temps, un nettoyage des structures se rapportant à votre portail est à prévoir.

Vous pouvez alors fusionner ces structures non-valides avec des structures valides.

Veillez à vérifier les documents au préalable. En cas de doute, contactez le support.

Un référent structure doit être désigné afin de permettre le verrouillage de la structure.

Si vous constatez des problèmes de mise à jour de votre collection (dépôts non tamponnés ou à l’opposé des dépôts supplémentaires), il peut s’agir d’une erreur dans l’affiliation du ou des auteurs sur le dépôt, d’un retard d’indexation ou d’un critère mal formé. Il est sans doute nécessaire de mettre à jour la collection. Veuillez contacter le support

Si un des dépôts est un dépôt STAR et l’autre celui du doctorant, il est nécessaire de hiérarchiser ceux-ci et non pas de les fusionner.

Le module de dédoublonnage vous permet de choisir l’opération à effectuer : fusion ou hiérarchisation. Dans le cas de thèses, il est nécessaire de choisir « hiérarchiser » puis par la suite si des métadonnées sont absentes vous pouvez effectuer un glisser-déposer d’un dépôt à un autre. Enfin, sélectionnez le dépôt STAR à conserver. Cela créera une version 1, celle du doctorant, et une version 2, celle de STAR.

En cas de doute, vous pouvez envoyer les identifiants des dépôts en double au support.

Pour avoir accès à l’onglet Privilèges, vous devez être connecté avec votre compte administrateur dans votre portail. Vous n’y avez pas accès dans HAL ou un autre portail.

Le gestionnaire d’une collection n’a pas les droits pour modifier les dépôts tamponnés dans sa collection.

Si la collection est liée à un laboratoire, il faut être référent structure pour ce laboratoire pour pouvoir modifier les dépôts.

Oui, cette option est possible lors de la création du portail. 

Vous pouvez demander ce paramétrage à l’ouverture du portail. De même, il sera nécessaire de nous avertir lorsque vous souhaiterez le rendre ‘visible’.

Non, la création de l’IdHal est liée à l’utilisateur connecté. Seul le chercheur peut constituer son IdHal.

Nous considérons que le choix de l’IdHal relève de la constitution de l’identité numérique du chercheur.

Le travail complémentaire de l’administrateur se fait dans le référentiel auteur en fusionnant les formes auteur existantes d’un même auteur.

L’administrateur peut créer de nouvelles structures dans AURéHAL. Il faut cependant bien les valider (‘valide’ ou ‘n’existe plus’), car un script élimine les entrées des référentiels ‘à valider’ pour lesquelles il n’y a aucun dépôt.

En tant que référent structure, vous pouvez également demander la création d’une structure dans le référentiel au support. Pour cela, vous devez nous envoyer les informations suivantes :
– Nom (obligatoire) :
– Sigle :
– Adresse :
– Pays :
– Type de structure (obligatoire) : Institution, laboratoire, département ou équipe de recherche
– URL :
– Affiliations : (obligatoire pour laboratoire, département et équipe de recherche)

Recherche

Le problème vient du navigateur que vous utilisez, de l’extension Flash Player particulièrement, avec un potentiel conflit avec un bloqueur de publicité.

Si vous utilisez Google Chrome il faut aller dans Paramètres / Paramètres du contenu / Flash puis décocher « demander d’abord » pour l’autorisation à exécuter Flash.

Si vous utilisez Mozilla Firefox, il faut aller dans Modules / Plugins / Shockwave Flash / Options. Si le plugin Flash est désactivé, sélectionnez « Toujours activer » dans le menu déroulant.

Nous ne contrôlons pas le référencement opéré par les moteurs de recherche.

Le référencement nécessite une période approximative de quinze jours.

Il est nécessaire de distinguer la notice bibliographique simple de la notice avec fichier.

Lorsqu’un fichier est disponible, il est visible à droite de l’écran grâce à un encart « Fichier » suivi d’une icône.

Pour plus de facilité, vous pouvez choisir par « type de dépôt/document » lors de votre recherche sur HAL.

Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, contactez le support HAL directement à hal.support[@]ccsd.cnrs.fr et faites-nous part de votre question. Nous y répondrons dans les plus brefs délais.