Créer une collection

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Pour créer une collection, aller dans Privilèges/Collections/Gestion des collections.

Sélectionner l’onglet +Créer une collection.

Compléter le formulaire.

Identifiant de la collection (= TAMPID)  champ obligatoire. Il sert à créer l’adresse URL de la collection du type : https://hal.archives-ouvertes.fr/TAMPID. En Majuscules et Non modifiable.
Nom  nom développé de la collection, modifiable
Catégorie  champ obligatoire. Sélectionner dans la liste (Labo, Institution, Université, PRES, Ecole, Colloque, Revue, Thématique, Autre). Sert uniquement pour classer les collections par type en Consultation.
Contact + commentaire  champs à usage interne (administrateur)
Gestionnaire de la collection (=tamponneur)  auto-complétion à partir de la liste des utilisateurs. Sélection dans la liste des utilisateurs obligatoire. Une collection peut avoir plusieurs gestionnaires.
Identifiant des collections supérieures  saisie du nom de la collection supérieure ou de son identifiant, et choix de la collection dans la liste qui s’affiche. Le critère de sélection de la collection supérieure s’affiche alors dans le pavé en dessous : ‘critère complet de tamponnage’.

Visibilité de la collection  visible ou non visible

Le tampon d’une collection ‘non visible’ n’apparait pas dans les dépôts tamponnés (widget collections dans la visualisation d’un dépôt).

Par ailleurs la collection n’est pas proposée dans les onglets de consultation par collection.

Mais le site Web d’une collection ‘non-visible’ est toujours accessible via son URL (https://hal.archives-ouvertes.fr/TAMPID)

Mode de fonctionnement  champ obligatoire : automatique ou manuel

  1. Automatique : le script de tamponnage passe toutes les nuits et tamponne tous les dépôts nouveaux, ou dont la date de modification est du jour précédent, qui répondent au critère de la collection
  2. Manuel : c’est le gestionnaire de la collection qui tamponne les dépôts qui répondent au critère

Un gestionnaire de collection peut tamponner/ détamponner des dépôts même si sa collection a un mode de fonctionnement automatique.

Critère de tamponnage requête SOLR ; aide à la construction de la requête : les champs sur lesquels construire la requête sont proposés dans une liste déroulante. Les opérateurs booléens sont utilisés (AND, OR, NOT, etc…)
Critère complet de tamponnage  critère de la collection ET critères de la (ou des) collection(s) supérieure(s).

Voir le nombre de ressources répondant au critère  il est possible de voir avant la validation de la collection quel est le nombre de ressources répondant au critère choisi (réponses à l’équation de recherche SOLR), en distinguant les documents avec texte intégral, les références bibliographiques et les notices avec annexe. Cela permet de voir si le critère est pertinent (nombre de réponses), et si la requête est bien construite (pas de résultats si la syntaxe de la requête est mauvaise).

Tamponner tous les documents répondant au critère si le choix est ‘Oui’, tous les documents répondant au critère de la collection sont tamponnés, sans attendre que le script de tamponnage passe la nuit suivante. Cocher cette option (oui) lors de la modification du critère d’une collection.

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