Créer et modifier une collection

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Pour créer une collection, aller dans Administrer dans HAL/Administrer les collections.

Sélectionner l'onglet Créer une collection.

Administrer les collections : Créer une collection

Compléter le formulaire.

Administrer les collections : Formulaire de création de collection

Identifiant de la collection(TAMPID)

Champ obligatoire. Il sert à créer l’adresse URL de la collection du type : https://hal.science/TAMPID. En majuscules et non modifiable.

Nom

Champ obligatoire. Nom développé de la collection, modifiable.

Catégorie

Champ obligatoire. Sélectionner dans la liste (Laboratoire, Institution, Université, PRES, Ecole, Colloque, Revue, Thématique, Autre). Sert uniquement pour classer les collections par type en consultation.

Site web

Champ obligatoire. Sert à indiquer si la collection est dotée d'un site web ou non.

Contact

Champ à usage interne destiné à l'administrateur.

Gestionnaire(s) de la collection

Auto-complétion à partir de la liste des utilisateurs. Sélection dans la liste des utilisateurs obligatoire. Une collection peut avoir plusieurs gestionnaires.

Identifiant des collections supérieures

Saisie du nom de la collection supérieure ou de son identifiant, et choix de la collection dans la liste qui s’affiche. Le critère de sélection de la collection supérieure s’affiche alors dans le pavé Critère complet de tamponnage en dessous.

Visibilité de la collection

Visible ou non visible.

Collection non visible :

Le tampon de la collection n'apparait pas dans les dépôts tamponnés (widget collections dans la visualisation d'un dépôt) ;
La collection n'est pas proposée dans les onglets de consultation par collection ;
Le site web est accessible via son URL (https://hal.science/TAMPID).

Mode de fonctionnement

Champ obligatoire : automatique ou manuel.

Automatique : le script de tamponnage passe toutes les nuits et tamponne tous les dépôts nouveaux, ou dont la date de modification est du jour précédent, qui répondent au critère de la collection ;
Manuel : c'est le gestionnaire de la collection qui tamponne les dépôts qui répondent au critère.

Un gestionnaire de collection peut tamponner/détamponner des dépôts même si sa collection a un mode de fonctionnement automatique.

Critère de tamponnage

Requête Solr. Aide à la construction de la requête : les champs sur lesquels construire la requête sont proposés dans une liste déroulante. Les opérateurs booléens sont utilisés (AND, OR, NOT, etc.).

Critère complet de tamponnage

Critère de la collection ET critères de la (ou des) collection(s) supérieure(s).

Voir le nombre de ressources répondant au critère

Il est possible de voir avant la validation de la collection quel est le nombre de ressources répondant au critère choisi (réponses à l’équation de recherche Solr), en distinguant les documents avec texte intégral, les références bibliographiques et les notices avec annexe. Cela permet de voir si le critère est pertinent (nombre de réponses), et si la requête est bien construite (pas de résultats si la syntaxe de la requête est mauvaise). Le nombre affiché comprend :

L'ensemble des versions d'un même document (alors qu'une seule sera tamponnée) ;
L'ensemble des documents de la plateforme (y compris les types de documents non visible sur le portail) ;
Modification de collection : les documents qui ont été manuellement détamponnés de la collection par le gestionnaire.

Tamponner tous les documents répondant au critère

Si le choix est Oui, tous les documents répondant au critère de la collection sont tamponnés, sans attendre que le script de tamponnage passe la nuit suivante. Cocher cette option (Oui) lors de la modification du critère d'une collection.