Référentiel auteurs

Pour accéder au référentiel des auteurs, aller à https://aurehal.archives-ouvertes.fr/author/index

Métadonnées

Les métadonnées décrivant un auteur sont celles saisies lors du dépôt quand on ajoute un auteur :

  • au minimum nom et prénom : obligatoires à l’ajout d’un auteur
  • autre(s) prénom(s), initiales
  • email
  • URL page personnelle
  • établissement d’appartenance : institution dont dépend l’auteur en tant que salarié. Cette métadonnée peut être utile pour un administrateur de portail par ex. pour obtenir la liste de tous les auteurs de son établissement, indépendamment des co-auteurs venant d’autres établissements.

Remarque : pour des raisons de respect de la vie privée, seul le domaine de l’email est affiché dans le référentiel auteur.

Consultation

Exemple de résultat de requête dans le référentiel des auteurs :

Un tri par statuts est proposé avec l’action « Voir » :

  • une forme auteur valide a été choisie comme forme auteur par défaut dans un IdHAL
  • une forme auteur fermée est associée à un IdHAL mais n’est pas la forme auteur retenue par le chercheur
  • une forme auteur en attente de validation est une forme auteur non associée à un IdHAL

Pour en savoir plus sur l’IdHAL, voir Identifiant auteur IdHAL et CV

Pour repérer toutes les formes auteur associées à un IdHAL, faire une requête avec l’identifiant de l’IdHAL (le résultat proposera tous les enregistrements comportant le chiffre saisi : identifiant de l’IdHAL comme identifiant de la forme auteur) :

 

Fiche d’une forme auteur

  • Voir les documents associés : lance une requête dans HAL qui permet d’accéder aux dépôts de cette forme auteur
  • Exporter (xml) : fiche auteur en format xml

 

Modifier/Remplacer

Un administrateur de portail a les droits de modification sur le référentiel auteurs.

Recommandations :

  • Solliciter l’avis de l’auteur si l’on veut procéder à un « nettoyage » des formes auteur (ex : 2 mails différents pour le même auteur=2 formes auteur : l’auteur peut vouloir conserver ses deux adresses mail),
  • ne pas modifier une forme auteur valide sans avis de l’auteur,
  • toujours vérifier les publications associées à une forme auteur avant modification (cas d’homonymies),
  • ne modifier que des auteurs dépendant de sa structure.

Règles :

  • Une forme auteur est composée du prénom, nom, initiales ou autres prénoms, mail, URL personnelle et établissement d’appartenance.
  • La modification d’une forme auteur génère automatiquement une mise à jour dans les dépôts liés.
  • Une forme auteur non liée à un IdHAL peut être remplacée pour toute autre forme quelle que soit son statut.
  • Une forme auteur de statut fermé est liée à un IdHAL. Elle ne peut être remplacée que par une forme auteur de statut fermé ou valide du même IdHAL (par exemple : remplacer toutes les formes auteur d’un IdHAL par la forme valide).
  • Une forme auteur valide est la forme auteur par défaut choisie à la création de l’IdHAL. Elle ne peut pas être remplacée. Elle peut être modifiée (ne pas modifier sans avis de l’auteur).
  • Métadonnées récupérées à partir du pdf et des identifiants DOI, PubMed, arXiv, bibcode, etc. : à partir du nom et prénom (mail parfois), HAL cherche dans le référentiel auteurs si un chercheur a créé un IdHAL avec ces données. HAL utilise alors préférentiellement cet auteur sinon une nouvelle forme auteur est créée.

Pour modifier, cliquer sur l’icône crayon.

Pour remplacer, sélectionner la ou les formes auteur à remplacer puis cliquer sur l’action « remplacer ». Rechercher ensuite la forme auteur de remplacement,  sélectionner celle qui convient puis cliquer sur « remplacer » :

 

Avant de remplacer, vous pouvez visualiser les dépôts associés à la forme que vous allez modifier et qui seront mis à jour en cliquant sur « voir les documents associés ». Les dépôts sont regroupés par affiliation :

 

Vous pouvez décocher un dépôt pour qu’il ne soit pas mis à jour. La forme auteur existera toujours dans le référentiel si au moins un dépôt y est lié.

Cliquer ensuite sur « effectuer la modification » :

 

 

 

Enregistrer

Enregistrer