Dépôts HAL et fiche CRAC : FAQ

Principes de fonctionnement dans CRAC

Quand vous vous connectez à CRAC, l’application interroge HAL  : la requête est faite sur votre idhal ou votre nom + le prénom ou  l’initiale du prénom, pour les dépôts dont la date de publication comporte 2020 et 2021. Il y a 4 rubriques pour les différents types de documents prévus dans CRAC :

  • Publication(s), parue(s) ou à paraître, dans des revues ou des actes de congrès, avec comité de lecture
  • Publication(s), parue(s) ou à paraître, dans des revues ou des actes de congrès, sans comité de lecture
  • Ouvrages ou chapitre d’ouvrage(s) parus(s) ou sous presse
  • Pré-publication(s)/preprint(s)

Si la liste qui vous est retournée dans CRAC n’est pas complète, il faudra revenir la saisir dans HAL avant de retourner dans CRAC.

Pour tester quelles sont les publications déposées dans HAL qui apparaîtront dans votre fiche CRAC : https://hal.archives-ouvertes.fr/crac

Ma communication dans un congrès n’apparaît pas

CRAC demande uniquement les communications avec actes : vérifiez si vous avez sélectionné « oui » pour la métadonnée « Actes ». Si ce n’est pas le cas, éditer votre dépôt, affichez la vue détaillée puis sélectionnez « oui » pour le champ « Actes » (onglet « Compléter les métadonnées du document »).

Ma liste contient des publications dont je ne suis pas l’auteur

CRAC interroge sur le nom d’auteur + le prénom ou l’initiale du prénom, seul moyen de faire remonter toutes les publications d’un auteur. Si les publications de vos homonymes ou d’auteurs ayant le même nom + initiale du prénom que vous apparaissent dans la liste qui s’affiche dans CRAC, il vous suffit de les décocher.

Mes publications sont déjà sur ArXiv

Le dépôt doit aussi être fait dans HAL : vous avez la possibilité de ne déposer dans HAL que la référence bibliographique, mais le champ ‘identifiants’ arXiv doit absolument être renseigné pour que cette publication apparaisse dans CRAC :

  • Dépôt dans HAL : vous avez la possibilité de récupérer les métadonnées arXiv dans l’interface de dépôt HAL. Depuis « Déposer le(s) fichier(s) », copier l’arXiv ID dans le champ dédié sous « Chargez les métadonnées à partir d’un identifiant ». Choisissez « arXiv » dans la liste des identifiants proposés (DOI est l’identifiant affiché par défaut) puis cliquez sur le bouton « Récupérer les métadonnées ». Vous devrez peut-être compléter votre dépôt avec certaines métadonnées obligatoires non présentes dans arXiv. Vérifiez également les données auteur(s) avant de valider le tout.
  • Si vous avez déjà déposé votre référence dans HAL sans la lier au dépôt dans ArXiv, vous pouvez ajouter l’identifiant arXiv dans le champ  ‘identifiants’ qui se trouve dans la liste complète des métadonnées.
  • Pour vos prochaine publications, vous pouvez déposer vos travaux sur HAL en choisissant l’option « transfert vers ArXiv », cela vous permettra de déposer sur les deux plateformes en même temps.

Mes publications sont déjà sur bioRxiv

Le dépôt doit aussi être fait dans HAL : vous avez la possibilité de ne déposer dans HAL que la référence bibliographique, mais le champ ‘identifiants’ bioRxiv doit absolument être renseigné pour que cette publication apparaisse dans CRAC :

  • Dépôt dans HAL : vous avez la possibilité de récupérer les métadonnées bioRxiv dans l’interface de dépôt HAL. Depuis « Déposer le(s) fichier(s) », copier le DOI dans le champ dédié sous « Chargez les métadonnées à partir d’un identifiant »  puis cliquez sur le bouton « Récupérer les métadonnées ».  Le champ identifiant est complété automatiquement avec l’identifiant bioRxiv extrait du DOI.  Vous devrez peut-être compléter votre dépôt avec certaines métadonnées obligatoires non présentes dans bioRxiv. Vérifiez également les données auteur(s) avant de valider le tout.
  • Si vous avez déjà déposé votre référence dans HAL sans la lier au dépôt dans bioRxiv, vous pouvez ajouter l’identifiant bioRxiv dans le champ  ‘identifiants’ qui se trouve dans la liste complète des métadonnées.

Format de l’identifiant :

ORCID et CRAC

La récupération de de métadonnées depuis le profil ORCID pour les importer dans HAL n’est pas opérationnel pour l’instant.

Contacter l’assistance CRAC

En cas de problème ou difficulté d’ordre technique ou fonctionnel, l’utilisateur est invité à déclarer un ticket dans l’outil e-Dem en suivant le lien : https://e-dem.cnrs.fr/jira/servicedesk/customer/portal/73