Glossaire des termes utilisés dans HAL

Pour faciliter l’usage de HAL, cette page propose une liste de certains termes couramment utilisés avec leur définition dans l’application.

Administrateur de portail : rôle ou privilège attribué à un utilisateur en charge de la gestion d’un portail (voir ci-dessous). Il a des droits étendus quand il est connecté dans son portail. Il paramètre et gère le site web du portail, a accès aux statistiques. Il a des droits de modification sur les dépôts et peut gérer les doublons, intervenir sur les dépôts de son portail qui sont en attente de modification. Il peut créer des collections, gérer les utilisateurs et leur attribuer des rôles. Il a des droits de création et modification sur tous les référentiels dans AURéHAL (sauf les disciplines). Voir aussi Administrer un portail

Collection : une collection est constituée d’un ensemble de dépôts (sous-ensemble de HAL) qui sont sélectionnés à partir d’un critère (ex : l’affiliation pour une collection de laboratoire) ou d’une combinaison de critères choisis par l’utilisateur (appelé gestionnaire de collection). Chaque collection a un site web. Une collection peut avoir avoir une ou plusieurs sous-collections. Lorsqu’on consulte un dépôt,  la liste des collections dans lesquelles est visible le dépôt est affichée (cadre Collections). On utilise aussi le terme Tampon (cf ci-dessous). Voir aussi Gérer une collection

Données supplémentaires ou annexe : le texte intégral d’une publication déposée peut être complété par des annexes, tout document que le déposant considère utile comme des illustrations, des cartes, des présentations de type diaporama, etc. Il faut afficher la vue détaillée du dépôt pour définir un fichier comme fichier annexe. Un dépôt peut ne contenir qu’une référence bibliographique avec annexe (cas par exemple d’une présentation de type diapo pour une communication). Voir aussi Les options pour le dépôt d’un fichier

Document : dépôt avec fichier contenant le texte intégral décrit dans les métadonnées. Ce type de dépôt est vérifié avant sa mise en ligne.

Fichier principal : fichier contenant le texte intégral qui est décrit dans les métadonnées du dépôt. Si un dépôt contient plusieurs fichiers, il ne peut y avoir qu’un seul fichier principal. Voir aussi Les options pour le dépôt d’un fichier

Gestionnaire de collection : rôle ou privilège attribué à un utilisateur en charge d’une collection dans HAL. Il paramètre et gère le site web de sa collection, choisit les dépôts qui font partie de sa collection en les tamponnant, a accès aux statistiques de la collection. Il n’a pas les droits de modification sur les dépôts. Le même utilisateur peut gérer plusieurs collections. A ne pas confondre avec référent structure.

idHAL :  identifiant auteur unique géré dans HAL. Il permet à un utilisateur authentifié, connu comme auteur dans HAL, de regrouper toutes ses publications, quelles que soient les différentes formes sous lesquelles son nom a pu être saisi (ex : Marie Dupont, M. Dupont, Marie Dupont-Martin, etc) et d’en choisir une par défaut. L’idHAL est associé au profil de l’utilisateur (Mon espace/Mon profil) et est indispensable pour créer un CV. Voir aussi Identifiant auteur idHAL et CV

Notice : dépôt ne contenant qu’une référence bibliographique. Il est possible d’ajouter un fichier principal ou un fichier annexe à une notice.

Portail : un portail est un site web avec une interface de dépôt. Cette fonctionnalité est destinée aux établissements et institutions (consulter la liste des portails). Elle fonctionne sur le même principe qu’une collection, c-à-d qu’elle n’affiche que les dépôts qui correspondent au critère (affiliation) choisi par l’utilisateur (appelé administrateur de portail). Voir aussi Administrer un portail

Préférences de dépôt : fonctionnalité proposée dans le profil (Mon espace/Mon profil) qui permet de configurer des paramètres qui faciliteront le dépôt. L’utilisateur peut choisir l’interface de dépôt (voir « Vue simple/vue détaillée »). Si l’option « auteur par défaut » est sélectionné, l’affiliation peut être complétée : elle sera ainsi automatiquement proposée lors de chaque dépôt. L’utilisateur peut sélectionner la ou les discipline(s) par défaut pour éviter de la/les sélectionner à chaque dépôt.

Préférences de mail : HAL génère l’envoi automatique de mails à la mise en ligne d’un dépôt (aux co-auteurs identifiés, aux référents structures et aux administrateurs). L’utilisateur peut choisir de les recevoir ou non en paramétrant ses préférences dans son profil (Mon espace/Mon profil).

Propriété d’un dépôt : droits de modification sur un dépôt. Le déposant est propriétaire du dépôt et peut partager avec d’autres utilisateurs (co-auteurs, documentaliste du laboratoire par ex.) les droits de modification sur son dépôt. Dans Mon espace/Mes dépôts, l’utilisateur a accès à tous les dépôts dont il a la propriété. Ne pas confondre avec propriété intellectuelle ou droit d’auteur.

Référent structure : rôle ou privilège attribué à un utilisateur en charge des publications d’un laboratoire ou d’une équipe. Ce droit de référent d’une structure donne la possibilité de modifier les dépôts dont un des auteurs est affilié à sa structure de recherche : modifier les métadonnées, ajouter un fichier à une référence bibliographique. Le référent a accès aux statistiques pour sa structure. Dans le référentiel des structures de recherche, il complète et met à jour les données (adresse postale, url, tutelles, etc.) qui décrivent sa structure et les structures qui en dépendent (ex : les équipes rattachées à un laboratoire). Le même utilisateur peut être référent de plusieurs structures.

Rôle ou privilège. Droits associés à l’utilisateur qui donnent accès à des fonctionnalités spécifiques. Ex : le gestionnaire de collection gère le site web de sa collection et tamponne les dépôts qu’il souhaite voir apparaître dans celle-ci.

Structure de recherche : affiliation de l’auteur. Le référentiel des structures de recherche définit 6 types de structures qui permettent de gérer des affiliations entre elles. Un type correspond à une entité administrative spécifique (UMR par ex), à une institution ou une section d’une entité administrative. Voir aussi Structures de recherche

TAMPID : identifiant de la collection. Il sert à créer l’adresse URL de la collection selon le format : https://hal.archives-ouvertes.fr/TAMPID. Il est toujours en majuscules et est non modifiable. Ex : https://hal.archives-ouvertes.fr/IPH où IPH est le TAMPID de la collection du laboratoire Histoire Naturelle de l’Homme Préhistorique.

Tampon : désigne une collection.  On tamponne les dépôts pour qu’ils apparaissent dans la collection. Le tamponnage est soit automatique, soit manuel. Si la collection est une sous-collection, les dépôts affichés correspondent aux critères des 2 tampons (sous-collection et collection). Lorsqu’on consulte un dépôt,  la liste des collections ou tampons dans lesquelles est visible le dépôt est affichée (cadre Collections). Voir aussi Gérer une collection

Valideur technique : rôle ou privilège attribué à un utilisateur en charge de la vérification des dépôts avec fichier avant leur mise en ligne.

Version : mise à jour d’un dépôt avec une nouvelle version du fichier principal (correction du contenu, amélioration de la mise en page, version éditeur, etc.). Une fois mis en ligne, c’est la version la plus récente qui est proposée par défaut en consultation.

Vue simple : dans l’interface de dépôt, la vue simple n’affiche que les champs obligatoires et les métadonnées qui ont été récupérées automatiquement. Dans vos préférences de dépôt disponibles dans votre profil, vous pouvez sélectionner cet affichage comme formulaire de dépôt par défaut.  Lors du dépôt, vous pourrez si besoin basculer sur la vue détaillée.

Vue détaillée : dans l’interface de dépôt, la vue détaillée affiche la liste complète des options et des métadonnées pour le dépôt. Mêmes principes de choix par défaut et d’affichage que pour la vue simple.