Vérification des dépôts avant leur mise en ligne

Depuis la création de HAL, on appelle « modération » l’étape de vérification d’un dépôt avant sa mise en ligne : seuls les dépôts avec un fichier sont vérifiés. Les références bibliographiques sont quant à elles mises en ligne immédiatement.

Cette étape garantit que les fichiers et les métadonnées qui les décrivent, librement accessibles sur internet, sont exploitables par tout utilisateur. L’utilisateur doit, en effet, pouvoir ouvrir et/ou télécharger le fichier, lire le texte intégral du document déposé, l’utiliser dans le respect de la propriété intellectuelle et disposer des informations bibliographiques exactes.

La modération s’attache à vérifier que les dépôts remplissent au mieux ces conditions. En fonction du nombre de dépôt à traiter, le délai de mise en ligne peut prendre quelques jours.

HAL garantit au lecteur le libre accès à des documents scientifiques de niveau recherche, publiés ou non. Le contenu des textes n’est en aucune façon évalué scientifiquement avant leur mise en ligne. Cependant, l’étape de vérification permet de repérer les textes ne correspondant pas aux standards des différentes communautés disciplinaires.

Fichier

Les éléments suivants sont vérifiés :

  • intégrité du fichier : le fichier peut être corrompu suite au téléchargement par ex.
  • correspondance entre le contenu du  fichier et les métadonnées : les métadonnées décrivent le contenu du fichier déposé
  • le fichier contient bien le texte intégral du document décrit : les sommaires d’ouvrages, résumés, extraits de documents ne sont pas acceptés
  • le fichier mentionne le nom du/auteur(s)
  • s’il y a plusieurs fichiers, le fichier principal est bien celui qui contient le texte intégral
  • s’il y a des fichiers lateX, la compilation est correcte
  • génération correcte du fichier pdf si dépôt d’un fichier source
  • conformité avec la politique de l’éditeur pour les documents publiés (voir Questions juridiques)

Métadonnées du document

  • type de document : le type de document (article, chapitre d’ouvrage, communication) correspond bien au contenu du fichier déposé
  • le titre du dépôt doit être le même que celui mentionné dans le fichier  (les versions avant publication mentionnent fréquemment un titre provisoire)

Métadonnées auteur

  • tous les auteurs de la publication déposée doivent être présents dans les métadonnées du dépôt, et dans le même ordre

Si un des ces critères ne correspond pas, le déposant reçoit une demande de modification. Pour effectuer la modification, à partir de Mon espace/Mes dépôts, sélectionner le document et choisir comme outil « Modifier ». Apporter ensuite les modifications demandées puis enregistrer. Voir aussi le tutoriel Comment modifier mon dépôt suite à une demande de la modération

A noter que certaines modifications peuvent être effectuées par le modérateur : ajout d’embargo selon la politique de l’éditeur et en accord avec la Loi pour une république numérique, ordre des auteurs, type de document.

En savoir plus sur les procédures de vérification :