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Account and Profile

If you have forgotten your login you can click on the following link https://hal.archives-ouvertes.fr/user/lostlogin (your email adress will be required).

If you have forgotten your password you can click on the following link https://hal.archives-ouvertes.fr/user/lostpassword to ask for a new one (your login will be required)

You will be able to change it afterwards directly in My Space / My Profile / Modify password

If you wish to log in to your account  but your email address has changed you must update your profile. Go to My Space / My Profile to correct it.

If you wish to change your affiliation, once you’ve made a new deposit with your new Institution, it will be proposed for the following deposits.

Are you certain that you have entered the right email? If so, please check your spam box, the email may has been sent to you.

It is also possible that you own more than one account which causes a problem with the sending of the email. Please contact our support team. We will update your account so that you retrieve your identifiers.

Please contact our support team. We will delete your account.

You can update your email address in your account My Space / My Profile after you have logged in.

If you can’t remember your identifiers, please contact our support team. We will update your account so that you retrieve your identifiers.

Compte et Profil

Si vous souhaitez accéder à votre compte, mais que votre adresse email a changé, vous devez mettre à jour votre profil.

Pour cela rendez-vous dans Mon Espace / Mon Profil et modifier l’adresse.

Si vous souhaitez modifier votre affiliation, une fois qu’un dépôt sera fait avec la nouvelle affiliation elle sera proposée pour les dépôts suivants.

En cas de login oublié vous pouvez suivre la procédure suivante  https://doc.archives-ouvertes.fr/compte-et-profil/ (votre adresse mail vous sera demandée).

En cas de mot de passe oublié, vous pouvez en demander un nouveau à l’aide du formulaire suivant https://hal.archives-ouvertes.fr/user/lostpassword (votre login vous sera demandé).

Si vous parvenez à vous connecter, vous pourrez à nouveau changer votre mot de passe dans : Mon espace / Mon profil / Modifier mon mot de passe

Si vous souhaitez supprimer votre compte, il est nécessaire de faire une demande directement au support 

Vous pouvez mettre à jour votre adresse mail dans Mon espace/ Mon profil après vous être connecté.

Si vous avez perdu ou oublié vos identifiants de connexion, signalez votre nouvelle adresse au support. Nos services mettront à jour votre compte.

Êtes-vous certain que votre adresse email est valide ? Si oui, vérifiez votre boîte de spam, il se peut que l’email ait été redirigé.

Il est également possible que vous ayez plusieurs comptes ce qui affecte l’envoi de l’email de réinitialisation de mot de passe.

Contactez le support, nos services mettront à jour votre compte pour que vous puissiez récupérer vos identifiants de connexion.

Deposit

Your paper does not meet the criteria of the archive.

You must have received an email from the verification team with more details.

We do not accept : University Post-Viva dissertations, resumes, table of contents, biographies, list of references, newsletters.

See Check of the deposits

Each deposit with a file is manually checked before to be posted online. Usually the process to moderate a paper lasts around a week. This period could be subjected to variation when we receive a large amount of submissions.

Oct-17 Nov-17 Dec-17 Jan-18 Feb-18 Mar-18
Nb deposits/month 6138 6298 5774 7160 6354 13470*
Average nb deposits/day 198 209 186 230 226 434
Average nb deposits per working day 279 299 288 325 317 612

*import

See Check of the deposits

As explained in the HAL homepage any deposit is definitive, no withdrawals will be made after the on-line posting of the publication because of the sustainability of our links.

HAL offers the sustainability of the submissions’ links by ensuring that URLs like : hal.archives-ouvertes.fr/ or hal.archives-ouvertes.fr//file_name will always redirect to the document, regardless of the developments of HAL.
Nevertheless, the sustainability of the links which contain a file name hal.archives-ouvertes.fr//file_name relies on the condition that the file will not be deleted.

However, if your article is due to be published later, we could apply an embargo on your file. This way the paper itself is not accessible but the bibliographic record remains on our website.

If your submission requires a correction you can ‘Modify the metadata’ or ‘Deposit a new version’ from the My space/My deposits menu.

To be entitled to the arXiv transfer feature, you must fulfil the following conditions with your deposit : a file is mandatory, English abstract, specific domains, no arXiv identifier.

All LaTeX source files are to be deposited (do not forget the image files). It is recommended to use the LaTeX compilation button to check that HAL and arXiv have the necessary files. The maximum size per file is 3MB each and 10 MB total.

Please make sure that the .bbl file is included in your deposit. ArXiv does not accept .bib files, only .bbl.

The transfer feature appears at the last step of the deposit process. After the transfer, the deposit is then moderated by the arXiv teams.

The affiliation on your deposit and the affiliation on the publication must be the same.

If there is an error in your affiliation, you can modify it from My space / My deposits. Select the deposit to modify and choose ‘Modify the metadata’.

Dépôt

Comme expliqué sur la page d’accueil de HAL, nous ne supprimons pas les documents déposés sur l’archive. Cela notamment pour des raisons de pérennité de l’archive.

HAL propose la pérennité des urls des documents en garantissant que les urls du type: hal.archives-ouvertes.fr/ et hal.archives-ouvertes.fr//nom_du_fichier renverront toujours vers le document, quelles que soient les évolutions de HAL. La pérennité des urls contenant le nom du fichier (hal.archives-ouvertes.fr//nom_du_fichier) est toutefois soumise à la condition que celui-ci ne soit pas supprimé.

Si votre document est en attente de publication, nous pouvons ajouter un embargo. Si votre fichier nécessite une correction, vous pouvez modifier les métadonnées ou ajouter des versions successives.

Votre document ne correspond pas aux critères de l’archive : l’équipe de modération a dû vous donner une indication du critère non respecté. Voir Vérification des dépôts avec leur mise en ligne

Les types de dépôts suivants ne sont pas acceptés : mémoires, table des matières seule, bibliographie seule, curriculum vitae, bulletin de veille. 

La propriété d’un dépôt peut être partagée entre plusieurs utilisateurs (co-auteurs par ex.). Un dépôt partagé est présent dans l’espace de chacun des utilisateurs permettant ainsi la consultation des statistiques notamment. Il évite aussi la saisie de doublons.

Vous pouvez faire une demande de partage de propriété auprès de votre co-auteur depuis la page du dépôt en cliquant sur Demander la propriété.

Pour déposer une référence bibliographique simple (sans fichier) il suffit simplement de cliquer sur une des deux étapes suivantes lors du dépôt.
Ainsi la première étape se validera automatiquement, et vous pourrez compléter les métadonnées et les données auteurs.

Vérifiez ensuite la citation et cliquez sur le bouton «Déposer».

Votre référence sera automatiquement mise en ligne.

Tous les dépôts avec fichier étant vérifiés, le délai de mise en ligne peut être plus ou moins long. Habituellement, un dépôt est mis en ligne dans la semaine. Le volume de dépôts à traiter ainsi que les corrections à apporter aux métadonnées récupérées automatiquement et non vérifiées avant d’enregistrer le dépôt influent sur la rapidité de traitement.

Pour en savoir plus sur les procédures de vérification, voir Vérification des dépôts avec leur mise en ligne

IdHAL and CV

Creating an IdHAL is not mandatory to submit your paper on HAL.

In order to create your IdHAL you need to have at least one paper available on HAL. This procedure will create your author form. Then you can associate it to your IdHAL.

The HAL CV automatically refers to the list of your publications. You can edit it from My Space / My CV add a title and a brief presentation.

Please make sure :

  • that your text does not exceed the limit of 65 000 characters.
  • that you did not copy/paste from Word. Use preferably a text editor to copy your presentation and then select the page layout style.

Select your language and click on ‘+’. You can choose which publications you want to appear as well as the widgets.

Don’t forget to save it.

The list of your publications will be automatically updated if you make a new deposit.

The IdHAL creation must remain unique, since it is associated to your account and it is used to create the CV’s URL .

You can not change it.

The author form in some deposits may not be associated to your IdHAL.

You need to associate it. Go to My Space / My Profile / Configure my IdHAL and in ‘Author forms associated with your IdHAL’ click on ‘search author forms’, check the publications by using the list icon ‘consult the documents associated with this author form’ and then click on the ‘+’ button. Then Save.

In order to remove a deposit from your CV, go to My Space / My IdHAL and then in ‘Author forms associated with your IdHAL’ click on the list icon ‘consult the documents associated with this author form’. The list of the publications from an author form will be shown. It is now possible to check your publications and uncheck those of similar names. Save your modifications.

Your CV will be updated on the next day.

IdHAL et CV

La forme auteur renseignée lors du dépôt n’est probablement pas rattachée à votre IdHAL.

Pour cela rendez-vous dans Mon Espace/Mon Profil/ Configurer mon IdHAL et, dans Ajouter des formes auteurs, cliquez sur Rechercher les formes auteurs, vérifiez avec l’icône en forme de liste et cliquez sur le bouton « + ». Puis Enregistrer

La création de l’IdHAL n’est pas obligatoire pour déposer dans HAL.

Pour pouvoir créer votre IdHAL, vous devez avoir au moins une de vos publications déposée sur HAL. Lorsque vous aurez une de vos publications en ligne, vous pourrez sélectionner une forme auteur à associer à votre IdHAL.

Le CV HAL renvoie automatiquement à la recherche des publications dans HAL. Afin de le mettre en forme, connectez-vous à votre compte puis aller dans Mon Espace / Mon Profil / Créer mon CV ajouter le titre de votre CV puis le contenu dans l’encadré.

Attention :

  • la limite maximale de caractères autorisés est de 65 000.
  • au copier-coller de texte à partir de Microsoft Word. Préférez l’utilisation du texte brut que vous pouvez mettre en page à partir des outils fournis.

Sélectionner ensuite la langue de votre CV et cliquez sur “+”. Vous pouvez choisir les types de documents ainsi que les widgets à afficher.

Enfin cliquez sur Enregistrer en bas de page.

La liste des publications sera mise à jour automatiquement dès que vous effectuerez un dépôt.

La procédure de création de l’IdHAL doit rester unique puisque celui-ci est associé à votre compte et sert à construire l’adresse URL du CV (https://cv.archives-ouvertes.fr/idhal).

Vous ne pouvez donc pas modifier l’identifiant de votre IdHAL.

Afin de détacher le dépôt ou les dépôts de votre CV et de votre IdHAL, vous devez vous rendre dans Mon Espace / Mon IdHAL puis dans Formes auteurs associées à votre IdHAL et dans la colonne Actions, cliquer sur le pictogramme liste Consulter les documents associés à cette forme auteur. La liste des publications liées à cette forme auteur sera alors affichée. Il est possible de les décocher s’il s’agit d’homonymie. Puis Enregistrer.

Votre CV sera mis à jour le lendemain matin au plus tard.

Portails HAL : Administration

Non, la création de l’IdHal est liée à l’utilisateur connecté. Seul le chercheur peut constituer son IdHal.

Nous considérons que le choix de l’IdHal relève de la constitution de l’identité numérique du chercheur.

Le travail complémentaire de l’administrateur se fait dans le référentiel auteur en fusionnant les formes auteur existantes d’un même auteur.

L’administrateur peut créer de nouvelles structures dans AURéHAL. Il faut cependant bien les valider (‘valide’ ou ‘n’existe plus’), car un script élimine les entrées des référentiels ‘à valider’ pour lesquelles il n’y a aucun dépôt.

En tant que référent structure, vous pouvez également demander la création d’une structure dans le référentiel au support. Pour cela, vous devez nous envoyer les informations suivantes :
– Nom (obligatoire) :
– Sigle :
– Adresse :
– Pays :
– Type de structure (obligatoire) : Institution, laboratoire, département ou équipe de recherche
– URL :
– Affiliations : (obligatoire pour laboratoire, département et équipe de recherche)

Si un des dépôts est un dépôt STAR et l’autre celui du doctorant, il est nécessaire de hiérarchiser ceux-ci et non pas de les fusionner.

Le module de dédoublonnage vous permet de choisir l’opération à effectuer : fusion ou hiérarchisation. Dans le cas de thèses, il est nécessaire de choisir « hiérarchiser » puis par la suite si des métadonnées sont absentes vous pouvez effectuer un glisser-déposer d’un dépôt à un autre. Enfin, sélectionnez le dépôt STAR à conserver. Cela créera une version 1, celle du doctorant, et une version 2, celle de STAR.

En cas de doute, vous pouvez envoyer les identifiants des dépôts en double au support.

Si vous constatez des problèmes de mise à jour de votre collection (dépôts non tamponnés ou à l’opposé des dépôts supplémentaires), il peut s’agir d’une erreur dans l’affiliation du ou des auteurs sur le dépôt, d’un retard d’indexation ou d’un critère mal formé. Il est sans doute nécessaire de mettre à jour la collection. Veuillez contacter le support

Le gestionnaire d’une collection n’a pas les droits pour modifier les dépôts tamponnés dans sa collection.

Si la collection est liée à un laboratoire, il faut être référent structure pour ce laboratoire pour pouvoir modifier les dépôts.

Recherche

Il est nécessaire de distinguer la notice bibliographique simple de la notice avec fichier.

Lorsqu’un fichier est disponible, il est visible à droite de l’écran grâce à un encart « Fichier » suivi d’une icône.

Pour plus de facilité, vous pouvez choisir par « type de dépôt/document » lors de votre recherche sur HAL.

La métadonnée à utiliser pour l’intégrer dans une requête est linkExtId_s

Format de requête :

  • linkExtId_s:arxiv
  • linkExtId_s:pubmedcentral
  • linkExtId_s:openaccess

Nous ne contrôlons pas le référencement opéré par les moteurs de recherche.

Le référencement nécessite une période approximative de quinze jours.

Vérifiez que les métadonnées contiennent bien les identifiants du documents : arXivID, PMCID, DOI qui permettent de faire les liens.

Si au moins un de ces identifiants est présent, et si votre dépôt vient juste d’être mis en ligne, le programme n’a pas encore traité votre dépôt.  Le programme est lancé tous les jours pour les dépôts de la veille et ceux du jour, ainsi qu’une fois par semaine pour les dépôts du mois précédents.

L’absence d’affichage peut être dû aussi au temps nécessaire à l’indexation.

HAL utilise le service OADOI : la liste des sources utilisées par le service OADOI (tableau excel) vous permet de vérifier que la plateforme sur laquelle votre fichier est disponible en libre accès est utilisée par ce service.

HAL utilise le service OADOI et récupère l’adresse url fournie par ce service.
Si le fichier ne correspond pas à votre publication, vérifiez tout d’abord que le DOI présent dans les métadonnées du dépôt est bien correct, c’est-à-dire que le lien sur le site de l’éditeur pointe bien vers votre document.
Si le DOI est correct, l’erreur doit être corrigée sur le site qui héberge le fichier trouvé par le service OADOI. Vous pouvez repérer l’url du fichier en passant la souris sur le logo Open Access : l’url s’affiche en bas de votre écran. Cela vous donne des indications qui vous permettent de signaler cette erreur à l’hébergeur du fichier.

Search

It is necessary to differentiate a simple bibliographic record from a bibliographic record with file (document).

When a file is available, an insert ‘File’ is visible on the right-hand side of the screen.

In order to find the fulltext document, you should check the fulltext box when you initiate your research.

The metadata for the external link is linkExtId_s

Query format :

  • linkExtId_s:arxiv
  • linkExtId_s:pubmedcentral
  • linkExtId_s:openaccess

Unfortunately we can’t control the referencing that search engines operate on HAL deposits.

The referencing requires varying lengths of time.

HAL uses the OADOI service and retrieves the URL provided by this service.
If the file does not match your paper, first check that the DOI present in the record metadata is correct, that is, the link on the publisher’s site points to your paper.
If the DOI is correct, the error must be corrected on the site hosting the file found by the OADOI service. You can locate the URL of the file by scrolling your mouse over the Open Access logo: the url appears at the bottom of your screen. This gives you informations that allow you to report this error to the hosting website or repository.

Check that the metadata contains the IDs of your paper: arXivID, PMCID or DOI which allow to make the links.

If at least one of these IDs is present, and your record has just been put online, the program may have not processed your deposit yet. The script is processed every day for the records of the day before and those of the day, as well as once a week for the records of the previous month.

The lack of display may also be due to the time required for indexing.

HAL uses the OADOI service: check in their list of sources (excel file) if the platform on which your fulltext is available in open access is used by this service.

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