Présentation
X2hal vous permet de déposer un lot de publications dans HAL à partir d’un fichier BibTeX dans un portail de HAL.
L’outil accompagne l’utilisateur dans le dépôt à différents niveaux :
- analyse du bibtex avec détection et indication des erreurs
- recherche de doublons
- proposition d’affiliations des auteurs à partir de celles existantes dans Hal
- vérification des métadonnées (valeur, caractère obligatoire) et initialisation de certaines métadonnées manquantes avec des valeurs par défaut (x-audience, abstract…)
Ce service est accessible à partir de https://x2hal.inria.fr/
Une version « Bac à sable » accessible depuis https://qlf-x2hal.inria.fr/ permet de tester l’outil (sauf pour les dépôts LocHal). Les dépôts se font dans un entrepôt « Bac à sable » de HAL (https://halv3-preprod.archives-ouvertes.fr)
Prérequis
Pour accéder à X2hal : un compte dans HAL
Pour pouvoir l’utiliser :
- Avoir un fichier BibTeX propre : comment le fichier BibTeX doit être fourni ? (voir BibTeX – Exemple de fichier et spécificité)
- Les structures de recherche, projets européens et ANR doivent être valides (ou terminés) dans le référentiel AURéHAL. S’ils ne le sont pas, contactez :
- hal.support@ccsd.cnrs.fr si vous déposez dans HAL générique,
- archive-ouverte@inria.fr si vous déposez dans HAL-Inria,
- ou demander la création d’une nouvelle structure de recherche à votre administrateur.
Prenez votre temps : vous pouvez vous interrompre, travailler sur plusieurs jours (créez votre import dans X2hal, ne vérifiez les métadonnées que le lendemain, …)
Procédure générale : étapes pour déposer avec X2hal
Créer un import BibTeX : depuis X2hal (menu « Déposer BibTeX)
Analyse du BibTeX : les erreurs BibTeX seront affichées (pdflatex + BibTeX) : il faudra les corriger
S’il n’y a pas d’erreur, une nouvelle interface affiche toutes les références du BibTeX avec un type BibTeX connu de X2hal. Vous pourrez alors réaliser ces étapes nécessaires avant de finaliser l’import :
Gérer les doublons : c’est-à-dire les publications qui sont déjà dans HAL
Vérifier et compléter les métadonnées
Générer et valider les affiliations
S’il y a des erreurs, X2hal vous permet de détecter les doublons et de compléter si possible les métadonnées. Vous pouvez retirer les doublons et corriger les métadonnées :
- soit dans votre BibTeX et ensuite re-déposer votre fichier (ATTENTION, ce qui a été fait dans X2hal sera écrasé)
- soit corriger directement dans X2hal
Avant de pouvoir terminer l’import, il faut :
- que les métadonnées soient valides
- qu’il n’y ait pas d’ambiguité sur les doublons possibles
- que les affiliations soient valides
Pas à pas
BibteX – Exemple de fichier et spécificités
Equivalence type BibTeX/type HAL
Description des champs BibTeX et équivalence avec les MT de HAL
Champs BibTex obligatoires/optionnels par type de document
Créer un import BibTeX
Analyse du BibTeX
Gérer les doublons
Vérifier et compléter les métadonnées
Générer et valider les affiliations
Editer un auteur ou une structure
Terminer l’import
Synthèse de l’import
Lister / gérer les imports créés
Erreurs au dépôt
Tutoriel
Ils ont testé
Zotero ou Endnote vers Hal : Bib2hal ou comment faciliter le dépôt dans Hal
Si vous voulez partager vos retours d’expérience d’utilisation de X2hal, contactez nous à archive-ouverte@inria.fr